【思考整理】幅広い分野に使える６W２Hの使い方と書き方

 

どうも！

イウラ（@allezcchi）です。

 

管理者クラスになってくると様々な企画や計画、それに対する管理業務など（その他etc…)やることが多すぎて大変ですよね。

しかも仕事には期限もあるし、「企画に対し手段も考え、どうやっていくのか？」という説明もしなくてはスタッフにやるべき仕事を認識してもらえません。

認識してもらえなければ理解もしてもらえません。

理解してもらえなかったら、うまくチームとしてやっていくことはできません。

また、その企画は「どれ位のコストがかかり、どれ位のレバレッジがあるのか」会社

に伝えていかなくてはならないので大変です。

管理者になってくると、こういったことって結構あると思うんですよね。

しかし、そんな時に幅広い分野で使うことができるビジネスフレームワークがあります。

６W2Hというビジネスフレームワークです。

もうすでにご存知の方がいるかと思いますが、僕のブログの戦略上どうしても書かなくてはいけないので、、、

書くことにしました。。笑

 

ということで、６W2Hを使えば思考の整理ができ、スムーズに物事が前に進めるようになっていきます。

仮に会議で決定したことに対し「どうすればいいのか」悩んだときに役に立つ内容かもしれません。

色々と思うことがあるんだけど、頭が混乱して前に進めないと思ったら６W2Hを使って思考の整理をし、

スムーズな仕事ができるようにしていってください。

ということで、少し前置きが長くなりましたが、

「幅広い分野に使える６W２Hの使い方」についてお話をしていきます。

 

6W2Hって何？

 

 

 

６W２Hは

• When（いつ？）
• Where（どこで？）
• Who（だれが？）
• What（なにを？）
• Why（なぜ？）
• Whom（誰に？）
• How（どのように？）
• How much（いくらで？）

 

といった頭文字からとったもので、8つの問いに対し自ら問いかけることで情報を整理することができます。

たとえば何かを企画して始めるには、全体的なイメージとして何をやるべきか明確になっていないとスムーズに仕事を進めることができません。

内容がぼやけてしまい、企画自体がうまく回らなくなってしまうからです。

そんなときに重宝するのが「６W2H」なんですね。

 

6W2Hの使い方

 

では具体的に６W2Hの使い方を見てみましょう。

正しく使うにはちゃんとした順番があります。

それを話していくので見てください。

 

手順①テーマを決める

 

テーマを決めなくては何に対し問いかけていけばいいのかわかりません

なのでテーマから先に設定しておきます。

 

 

 

手順②６W2Hの項目を書いていく

 

設定したテーマに対し８つの問いに答えていきます。

 

 

6W2Hの書き方

 

６W2Hの書き方は正直なところ思いついたこと※を書いていけばOKです。

またどこから書いて頂いても構いません。

 

 

 

６W2Hの注意点！何に対して何を行うのか明確にすること！でないとグチャグチャニなるよ！

 

注意しなくてはいけないことが一つあります。

それはテーマに対して書いていくことです。

テーマに対し、違うことを書いているとチンプンカンプンになってしまいます。

（は？どういうこと？って思ったかもしれませんが聞いてください）

これはどういうことかというと、例えば顧客のアプローチに対し考えて書いているのに、

いつの間にか社内の問題にテーマが入れ替わっていることがあります。

 

これはテーマについて深く考えているときに良く起こる現象で、僕も経験があるんですが、自分の頭を整理しないと

２つのテーマが混同してしまいよくわからなくなってしまうことってあるんですよね。

これ、結構あるので。。

（経験者は語るのだ）

これを防ぐには

 

もしも６W2Hを書くときにぶれてしまう場合の対処法「切り口を知っておく」

 

じつはそれぞれの問いに対する切り口があります。

もしも６W2Hを埋めていく際に思考がブレてしまうようでしたら、切り口について書いてますので参考にされてみてください。

 

 

 

 

 

 

この切り口を覚えておけばどんな分野でも活用することができます。

そのためには問いかけが必要です。

 

なので上に書いてるように設定する順番はテーマが一番上なんですね。

それが設定できればそのテーマに関連するものを６W２Hに当てはめて書いていけばOKです。

 

６W2Hはどんなときに使える？

 

どんな分野でも使えるといいましたが、実際にところどういった時に使えるのかわかりませんし、

「どんなことを考えて使っていけばいいのか」わかりませんよね。

ここで例を挙げてみたので、あなたに当てはまるものがあれば活用してみてください。

 

経営戦略に使える

 

経営戦略を考えるときに使えます。

経営戦略の中には年間計画、予算計画、行動計画など、さまざまな計画の上で経営戦略は成り立っていると思います。

６W2Hをその計画の中に当てはめて考えてみると、はっきりとした行動の輪郭が見えてくるようになります。

例えば予算計画を例に挙げて考えてみると。。。

 

 

テーマに対して６W2Hを当てはめていけばいいので簡単ですよね。

なので経営戦略上の細かな計画の中にもそれぞれ適応することができます。

 

販促活動に使える

 

世の中は競争が激しいです。

そんな中、新たな集客活動を考えていけなくてはならないような企画を考えるときに何をすればいいのか。

これも、６W２Hに当てはめて考えることができるんですね。

 

 

こんな感じに～！

 

人材教育に使える

 

例えばあなたの会社内で教育しなくてはならないテーマがあったとします。

その問題に対し６W2Hに当てはめてみることも可能です。

 

 

このように当てはめていくこともできますよね。

 

問題解決に使える

 

経営リソースから見て問題を解決していくときにも、６W2Hを使えばスムーズに戦略を立てることができます。

「誰が適任で、誰がどのようにやっていくのか」という感じで当てはめて考えることができますよね。

 

 

 

使える例を４つほど書きましたが、基本さえ抑えていけばどんな分野、どんな事象においても使う手段を選びません。

しかし大切なことは「問題やテーマに対する前提が間違っていないかどうか？」

それがはっきりとしたものになっていないと、６W2Hを使っても前に進むことはできません。

なぜなら前提が間違っていると正しく項目を埋めていくことができないからです。

すべての項目は互いに相互関係にあるのでひとつでも前提が間違ってしまうと「あれ？なんかおかしいな？」

「どうやって考えていけばいいのかわからなくなってしまった」

「結局何がしたいんだっけ？」といった感じになってしまいます。

（実際にやってみていただくと僕のいっていることが理解してもらえるともいますが、、、）

（なぜそうなってしまうのかということも詳しく書いてあるのでこのまま読み進めてみてください）

なのでテーマに対する前提は考える前にはっきりとした内容になっているか確認しておくことが大切です。

 

自社のリソースを把握して書くこと

 

リソースとは資源のことで事業を行っているのなら必ず

ヒト・モノ・カネ・ジカンといった４つの資源に分類されます。

（情報・知的財産も含み６つですがここでは省きます）

そこから顧客に商品やサービスを提供し、展開していくのが通常のビジネスです。

６w2hを使う上で考えなくてはならないのは必ず「リソースの棚卸」をしてから行っていくのがいいかと思います

なぜなら棚卸しをすることでそれぞれの力量が把握することができるからです。

例）

• ヒト⇒（部長・課長・主任・社員）
• モノ⇒（設備・道具・導線）
• カネ⇒（運営資金・投資資金）
• ジカン⇒（時間当たりの評価）

など！

これらを棚卸しをすることでより明確なことが書けるようになります。

また棚卸しができると、テーマに対し理由を説明することができるからですね。

なのでリソースの把握は大切なんですね。

仮にリソースがテーマに対し、不足しているとうまくいかない場合があるので、そういった場合は

自分の属する組織のリソースを把握するところからはじめていきましょう。

 

６W2Hを使う前にチェックすべき点とポイント！

 

前提をはっきりとさせて正しく答えを導いていくには、どのようなことを考えていけばいいのでしょうか？

ここでチェックすべき点を書いてみたので参考にしてみてください。

• チェック①問題やテーマについて正しく理解しているか
• チェック②なぜこのテーマが出てくるのか、どこに原因があるのか知る
• チェック③無意識に目を背けていることはないか

 

チェック①問題やテーマについて正しく理解しているか

 

テーマについて正しく理解していないと、６W2Ｈを作成する時につまづいてしまう可能性が出てきます。

なぜならそれが曖昧なままだとテーマに対して各要素に対し適材適所の内容を書くことはできません。

そのためには経営リソースを理解しておく必要があります。

 

POINT!

モレなく情報を網羅できているか

テーマや問題に対し、もれなく情報を網羅することで現状を正しく理解することができます。

正しく理解することでより詳しく掘り下げて書くことができるし、会議などの場面でスタッフに説明ができるからです。

そのためには情報をモレなく集め埋めていく上で日頃の観察が必要不可欠になっていきます。

 

チェック②なぜこのテーマが出てくるのか、どこに原因があるのか知る

 

仮に原因がわかっていないまま行動を起こしてしまうと、見切り発車になりかねません。

原因がわかっていないとそれに対する課題も見えてきません。

なぜそれをやるのかという課題を深く理解する事で、初めて６Ｗ2Ｈは活用することができます。

 

POINT!

テーマについて意味と理由について説明ができるか

原因やテーマは解決していくのは「それをどうしていくのかという前提」から成り立っています。

戦略を考えていく上でその理由や意味がないと、そもそもやっていく行動指針につながっていきません。

なぜならどの事象においても原因や理由があり結果があるからです。

原因や理由があればその経験を活かせるし行動の中から対処できる工夫も身につけることができるようになります。

結果的に「できるのかできないのか」ということにも結びついていきます。

そして優先順位の設定もできるし展開の速度につながってくるのではないかと思います。

 

チェック③無意識に目を背けていることはないか

 

仮に、問題がわかり課題が見つかったとしても無意識に目を背けているものがあると、

後から次第に問題が大きくなってしまう要因となり修正をかけなくてはならない場合があります。

なので将来的に障害になりうるような要素があればそれも考慮すべき点に加えてもいいかと思います。

 

POINT!

思考を広げた先に曖昧な情報がある場合はその情報の先についても考えられているか

いろいろと考えた結果！不確かな情報を持ったまま行動してしまうと、狂ってしまった方位磁石のように

グルグルと回転し頭が混乱してしまうことがあるかもしれません。

その結果、考え直すことにつながり時間のロスにつながってしまうかもしれません。

このような場合はどの程度対処できるのか検討できる余裕も持っておきたいところです。

そのためにも「備え」というものがあるといいですね。

また、自分自身の体験談から「こうなるのではないか？」という予測を立てることも怠ることなく準備をしておくことで

対応がしやすくなっていきます。

 

このように「６W2Hはテンプレートにありのまま書いていくのはだめ」だということがわかってもらえたかと思います。

正しく活用していくには深く思考を広げつつ、その先のビジョンをどのように説明できるのか自分自身で理解していないと、本当に意味で活用したとは言えないのです。

 

少し難しいかもしれませんよね。

でも！

なぜ！ここまで考えていかなくてはならないかというと。。。。

 

 

正解はありません！でも書くことで少しずつ前進することができるから！

 

テーマや問題に対し何とかしようとする意識がないと何事もよい方向へと進んでいくことはできないからです。

 

結果だけ求めていると人は近道をしたくなるものです。

近道したときに真実を見失うかも知れません。真実に向かう途中の間が開いてしまうし、

その間から自分自身が「得るはずだった何か」を知ることはできないからです。

大切なことは真実に向かおうとする意思ではないかと僕は思うわけです。

向かおうとする意思さえあれば仮に、今は解決に向かっていかなくても

いつかはたどり着けるようになるでしょう

向かっているわけだから。。。

違いますか？

ジョジョの奇妙な冒険５部に出てきた名言を使わせていただきました。

（少し本記事用に変えましたけどねニヤリ☆）

 

なので６W2Hを活用するときはどんなテーマであれ深く考えながらやっていくことで前に進んでいくことができるようになります。

ここまでやっていけば完璧です！

（おそらく！）

（あなた次第。。。笑）

あとは向かう方向へ進んでいくだけです。

向かっていかなくては向かうことはできません。

動かないと動かすことはできません。

そう考えてみると、世の中必然だと思いませんか？

 

まとめ

 

僕も料理長をしていた時、販促活動から求人活動といったことや、料理人なのでメニューを作ったり、レシピを作ったりしました。

また、当時僕が勤めていた会社は店舗展開をしていたので、誰でも仕事がこなせるようにマニュアルを作ったりオペレーションを作ったり色々とやってました。

 

マニュアルつくりマニュアルの記事はこちらに書いてあります。飲食店向けですけどね！

⇒[具体的に書いた]飲食店のマニュアルとオペレーションの作り方マニュアル

 

僕も料理長になりたての頃は、やることありすぎて（半分仕事を投げていたときもありました笑）⇒ちゃんとやれ！

だけど、「これじゃダメだ！」と思い、頭の中を整理した記憶が当時を振り返ってみると結構あります。

（今となっては良い思い出ですｗｗ）

しかし考えていく中で組織にいた当時としてはそれなりの説明も必要だったので根拠となる理由が要りましたし。。。。

そんな時によく使っていたのがこのフレームワークなんです＾＾

 

だからかなり詳しく掘り下げて考えてもらうために、少し難しいことを書いてしまいました。

ただ考えることは誰でもできます。

しかし大切なのは、意味のある行動につながるということが最も大切で、その意思を持つのがそのすべての行動や結果にリンクしているんです。

少し精神論が混じってしまいましたが深く思考を広げるとそれを動かしていくのは、結局のところ精神なんです。

過去は自分の今に反映され、今の自分は未来の自分に反映されます。

これはビジネスにおいても組織においても、どんなことでもいえることだと思います。

ぜひ、６W2hを使って問題やテーマを多角的に捉え回り道しながら結果を導いてください。

「回り道は近道」ですからね＾＾

ということで、今回の記事はここまで！

少しでも参考になればうれしく思います。

では～