飲食店が団体客において幹事さんに気を使うべき４つの理由とその結論について

 

飲食店の規模、業態によっては時に、団体客を相手に仕事をしていかなければなりません。

私は料理長として数々の団体客を相手に料理を作ってきました。

多い時には月に１１件もの結婚式の1.5次会をやったこともあります。

もちろん通常営業もあった中でです。

（この時はきつかったですが、楽しかったですよ。）

この記事は料理だけでなく違った目線で考える事も大切なんですよ、ということを書いています。

今回は団体戦における幹事さんにスポットを当てて考えてみました

団体客を相手にする時、ふと思ったことがあります。

団体客には団体客のサービスや料理提供のやり方、それに沿った仕事の方法があります。

そして、団体戦であるからこそ、料理人としてサービス目線で最も気を遣うところは何処なんだろう。。。

そんなことを考えていました

これは厨房ばかり立っている料理人にはわからない、気が付かない事だと思います。

団体戦において料理人は時に、お客様の前に立って進行の流れやお客様がいったい何のためにあなたの店に来てるのか

知ることが大切だと思うんですよね。

たまには料理の向かう先を意識して考えるのも悪くないですよ。

接待とかは明らかに分かりますけど、団体戦となると、なかなか見分けがつきにくい。

そんな時はサービスの責任者に教えてもらうといいでしょう。

幹事さんがどんな仕事をしているのか

教えてもらうことで団体戦にとって何が一番大切なのかわかってくるようになると思います。

料理提供も大切だが、それよりも、もっと大切な団体戦の本質に触れることができるようになります。

初めは気が付かないかも知れないですが、数をこなしていけばわかるようになってきます。

意識していけばね。私がそうでしたから。

意識しないと気が付くこともできません

 

今回は私が団体戦における一番気を使うべき幹事さんについて考察し検証し、気を使うべきいくつかの理由、

ある結論に至った話をしていきましょう。

この記事はホールスタッフも読んでみると、今後の団体戦における戦略も自分で気がつき、考えれるようになっています。

流れはこんな感じでお話をしていきます。

 

 

そんなお話をしていきます。

また私の見解も含めていこうかと思います。

 

 

団体客の利用シーンとはいったいどんな時？

 

初めに飲食店を使う団体客の利用シーンから考えてみましょう。

団体客の利用シーンで考えられる事はどんなことがあるでしょうか？

年間行事の販促と照らし合わせると答えが出てきます。

以下例に挙げてみます。

 

• ３月中旬～４月中旬までにかけて行われる歓送迎会
• ５月から６月、または９月ごろに行われる懇親会
• ７月、または８月ごろ行われる同窓会
• １１月下旬から１２月中旬までに行われる忘年会、
• １月中旬までに行われる新年会
• 年間通じて行われる結婚式（1.5次会、2次会）
• その他会合やパーティ

 

等があります。

利用シーンは様々ですが、そこには必ず多くのお客様が来店されフロアーを占有します。

集まる主旨は何で、誰が主賓で誰がそれを仕切るのか？

それらお客様をまとめるには飲食店のスタッフでは到底把握はしきれません。

そこで把握できないぶん団体戦では幹事さんという役割を持った人がいますね。

飲食店にとって幹事さんの仕事と役割を知っているのは打ち合わせをした人しかわかりません。

またはそれ専門で仕事をしてる人以外はあまり知ることのない内容だと思います。

特に厨房にいる料理人なら、なおさら幹事さんがどんな仕事をしてるのか把握することはできません。

「あ～今日は貸切か～」くらいにしか捉えていないのが大半だと思います。

もしかしたら興味がわかないかもしれません。

それよりも、どういった料理提供するのか考えるほうが優先順位は高いはずです。

ですが少し視点を変えてみてみると、貸切やパーティの時って必ず幹事をする人がいます。

店にとって団体戦をするときは幹事という役割を持った人が出てきます。

このことから、これら団体客には必ず幹事さんがいるという事ですね。

そこで幹事さんがどんな進行で仕事を進めているのか。

誰に気を使っているのか？

それを知ることで内容のある料理提供を心がけることができるはずです。

 

それぞれの仕事の違いを考察

 

では団体客の利用シーンにおいてそれぞれの役割というものがあることを知っていますか？

それはお客様をもてなす側ともてなされる側がこのような団体戦には必ず存在します。

 

 

当たり前ですが、振り分けるとこのような役割になりますね。

店はすべてをもてなす側です

幹事さんとお客様ですね。

幹事さんはお客様をもてなす側です。

幹事さんも店にとってはお客様ですが、招待されたお客様をもてなす側です。

幹事さんはやらなくてはいけない仕事があります。

お客様はもてなされる側でゆるぎない立場ですね。

ではここで、それぞれの違いを考察していきましょう。

 

幹事さんの仕事と役割について

 

幹事さんの仕事と役割とはいったいどんな事があるのでしょうか？

これは幹事さんと接してきたサービススタッフならよくおわかりかも知れないけど、

そうじゃない人にとっては勉強になるかもです。

幹事さんがどういった仕事をしているのか知ることで、最も大変なのは幹事さんだということに気が付きます

それでは具体的に幹事さんがどういった仕事を会社の上司や仲間、または友人から幹事を引き受け

どんな役割を果たしているのか見てみましょう

 

幹事さんの役割と仕事

 

• 日程を決める
• 利用シーンに合った店を決める
• 予算に合ったメニューを決める
• 参加者リストの作成
• 席配置の座席表の作成
• イベント作成（進行表、ゲームなど）
• メディア作成（ムービー、クイズ、など）
• 店との打ち合わせ（イベント内容・・・タイムスケジュールの作成）
• 店の設備確認・・・（音響、マイク、プロジェクター、PCなど）

 

多少前後があるかもしれなけど、並べてみるとこれだけあります。

結構大変ですね！

では幹事さんの当日の仕事を見てみましょう

 

当日の仕事

 

• 店の前入り
• 司会
• 進行
• 店内案内
• 進行チェック
• タイムスケジュールの管理
• お金を集めて支払いする
• 忘れ物ないかチェック

 

全てではないがこれだけの項目が幹事さんにのしかかっています。

はっきりいうと当日は店側より大変です！！

なぜなら幹事さんは大勢でやるものではないからですね。

幹事さんは多くても4人～6人くらいなもんでしょ。

利用シーンによって異なるが大体２～３人でしょ。

２，３人でやるにしても大変ですよね。

では幹事さんがもてなす一般客との違いを見てみましょう。

 

一般客との違い

 

• 店に足を運ぶ
• 酒飲やソフトドリンク飲む
• 料理食べる
• イベントに沿った行動
• 世話になった人へのあいさつ
• お金出す

 

以上です。

当たり前ですが幹事さんと比べると明らかに負担が違います。

これはもてなされる側の特権ですね。

 

では店側は団体戦においてどんな仕事をしてるのでしょうか？

 

団体戦における店の仕事

 

団体戦における店の仕事はケースによって多少違ってきますが、大まかな流れを見ていきましょう

 

1. お客さまの出迎え
2. 席の案内
3. ファーストドリンクの提供
4. 乾杯を待つ
5. 乾杯したら料理提供を開始する
6. 進行に沿ったサービスをする
7. 後片付け

 

サービス内容によってはドリンクサービスの仕方にやり方の違いがあるのと

料理提供では一皿出し、大皿だし、ビュッフェと様々ですが、こんな感じだと思います。

明らかに店と幹事さんとの仕事のパワーバランスが違いますね。

 

ここで違いを検証してみよう

 

以上のように幹事さんの仕事、一般のお客様、店としての仕事の違いが分かったと思います。

ではここで仕事として一番労力を使っているのは。。。

 

一番仕事してる大変な人は誰？

 

言うまでもありませんが、団体戦において一番仕事してるのは幹事さん

ということがわかってくると思います。

日程を決めて人数集めて、予算内でメニューを決めて、イベント作成して、司会進行など。。。

事前準備から当日まで幹事さんは大変ですね。

ここで店側にとって、一番気を使ってあげるのは誰なのか

これまでの話を見ると一目瞭然ですね。

店側はアウトラインに沿って動けばいいだけです。

お客様は進行に沿って行動すればいいだけです。

幹事さんが一番仕事してます。

 

店側は幹事さんが誰をもてなしているのか理解しましょう

 

店はスムーズな進行の元、一般のお客様をもてなすのが仕事です。

それにより幹事さんの仕事の役割を果たせるからです。

幹事さんはイベントやタイムスケジュールを見て進行を進めています。

また人によっては司会や店内案内や料理提供時のアナウンスしたりする場合もあるでしょう。

おちおち食事なんか取れない時だってあるんですね。

幹事さんは一般のお客様を楽しませるために、当日来店されるお客様をもてなすために、

これまでに自分の労力と時間を使い、店との打ち合わせ、色んな準備を経て当日を迎えます。

このようなことから幹事さんは一般のお客様をもてなすために、事前準備と当日であらゆる

役割を果たしています。

このことを店側は理解し、仕事をしていかないといけませんよね。

サービススタッフにしろ、

料理人にしろ。。。

 

店は誰をもてなしているのか？

 

これは当たり前のことですがお客様に他なりません。

団体戦の場合はスムーズな料理提供とサービスが店側にとって求められます。

それは進行に沿ったスムーズな料理提供とサービスです。

進行を進めるのは幹事さんです。

店としては幹事さんが進めてくれないとお客様をもてなすことはできません。

またサービスや料理提供もできないでしょう。

なので、実は最も気をつかうべきお客様は幹事さんということになります。

では結局、店は誰に気を使い誰をもてなしてるのか？

それは両方なんです、

ただ優先順位が違うだけです。

パーティを動かすのは幹事さんです。

それによってはじめて動きが出てきますから、店としてはそれからが仕事になります。

 

 

こんな感じで店は誰をもてなすために誰に気を遣うべきか、本質を知らないと誰をもてなせばいいのかわからなくなる

何の仕事をしているのかわからないでしょう。

 

店は進行を妨げてはいけない

 

店側は進行を妨げるようなサービスを行ってはいけませんし、料理提供もそれを妨げてはいけません。

この時の優先順位は必ず進行が一番です。

例え最高な状態で料理が出来上がったとしても残念ながら進行が一番です。

もしもイベント進行中に最高の状態で料理が出来上がったら無理して出せますか？

例えばイベントで大盛り上がりしてる時や、手紙を読んでる時や最もお客様が注目してる時に

最高の状態の料理が出来上がってしまったら料理提供できるでしょうか？

飲食店だから料理提供の優先順位は高いはずなんですが、この時のお客様の気持ちの優先順位の高さは

イベントなのです。

 

パーティは生き物と一緒ですからどのようなことが起こるかわかりません。

優先順位は変動していきます。

このような場合は幹事さんとサービススタッフとの連携ができていない結果です。

サービススタッフと料理人の連携ができていない証拠です。

このような場合は店側に問題があるとみていいでしょう。

幹事さんを責めることはできませんからね。

それでもイベントの進行を妨げてしまったら幹事さんが困ります。

せっかく立てた予定を変更しなくてはいけません

その場合一番、大変になるのは幹事さんです。

アドリブが効く幹事さんなら対応できると思いますが、そうでない幹事さんの場合は

あたふたして進行の妨げにつながっていきます。

 

タイムロスにつながる可能性だったあります。

大勢には影響がないかもしれませんが、もしかしたら一人のお客様に迷惑がかかってしまうかもしれません。

例えば帰りの電車に間に合わないとか。。。

事実私は、過去に見たことがあります。

このようなことから進行の妨げになるような行為は店の落ち度として捉えてもいいくらいです。

 

 

これは同じくらい大切です。

ではこのようなことになる前に事前に対処しておく方法があります。

 

問題がありそうな時の対処法

 

このような問題がありそうなときは考えれば対処できます。

例えばタイムスケジュール的にあと５分でイベントのビンゴが始まる

しかし厨房に次の料理をかけた

出来上がりが７分後です。

こんな時、そのままタイムスケジュール的に進めてしまうとどうでしょうか？

料理を出すタイミングがなくなってしまう！

料理人が最高の状態で料理を作っても台無しになってしまいます。

店側とすれば一番もてなすべきお客様は一般のお客様ですが、

このような場合は幹事さんをコントロールする必要性があります

店にとって幹事さんをコントロールするアドリブが必要です

店からのアドリブを幹事さんに提案することでスムーズな流れを作ってあげる。

幹事さんはもてなす側なんですからそれを望んでるはずなんですね。

そのためにはこの場合は幹事さんへの声掛けが必要ですよね。

少し待ってもらうとか、今やってる進行を少し伸ばしてもらうとか。。。

または店の店長は隠しネタを持っていてもいいかもしれませんし、

スムーズな進行をするためにも何か考えておけば幹事さんも困りません。

これが店にとって一番大切です。

また幹事さんにとってもお客様にとっても同じことが言えますよね。

まぁこのようなことがないようにサービスがタイムスケジュールに沿って料理をかければ問題がないんですけどね

お互い困りません。

あくまで一例ですが

この様な問題がありそうな時はコントロールしてあげるのも店の気遣いですよ。

幹事さんにとって出来ること、やりたいことを実現してあげるのが店としての仕事です。

多少の時間のロスがあってもです。

多少の時間のロスなんて挽回はできます。

これがプロとしての飲食店の仕事です。

もちろんそのコントロールするにはそれ相応のスキルは必要ですけどね。

お客様にとって、幹事さんにとって、イベントにとって、進行にとって

何が一番いいのか自分の中で考え最適な答えを導く必要があります。

 

検証結果

 

これまでの話から検証結果を見てみましょう。

イベントや進行の実権を持ってるのは幹事さんです。

店はそれに添って動けばいいだけです

お客様はそのサービスを受ける側ですね。

では団体戦における最も気を使うべき人は誰なのか

はっきりしましたね。

 

店にとって誰に一番気を遣うのは幹事さんに決まり

 

このようなことから店側は幹事さんに気を使ってあげたほうがいいのはわかってきたと思います。

店にとってスムーズな進行をするのは当然の仕事として、営業中は生き物と同じで、何が起きるかわかりません。

何が起きるかわからないから、店としては幹事さんに対してどの様な進行を行うのか知っておくべきだし料理提供もそうです。

最高のパフォーマンスするために考える事あるはずです。そして構えておくべきです。

 

幹事さんに気を使う理由

 

幹事さんは色々やることがありパニックになる幹事さんもいらっしゃいます。

進行も予定通りいかない場合がありますから、店から提案をし、構え、サポートできる体制をつくっておくこと

それが望ましく、幹事さんも気持ちよく自分の役割を果たせるというものです。

特に若い幹事さんは経験が少ないから見てあげることですね。

このことから幹事さんに気を使う理由というものを上げていきましょう

 

これがタイトルの答えになります

 

 

店はたったこれだけの事だけを意識して幹事さんに気を使えばいいだけです。

このようなことから店側は全面的にサポートしてあげるといいですよね。

幹事さんが何を求めているのか？

それを店側はキャッチしましょう

 

結論

 

ここで店として団体戦における結論が出てきますね

このようにもてなすのは一般の客様ですが、気を使うべきお客様は幹事さんです。

幹事さんにとって最もよい仕事をしてもらうのが店としての努めであり、仕事です

幹事さんの仕事がスムーズに行えないと，私たちの仕事もスムーズに行えません。

私たちの仕事がスムーズに行なえないと、幹事さんも仕事がスムーズに行なえません。

このようなことが起きてしまうとお客様に迷惑がかかってしまいます。

幹事さんにとっても店にとってもよい印象を与ることは難しいでしょう。

だから店側としてはサービススタッフも料理人も以上のことを視野に入れて仕事に取り組むべきです。

 

私の見解

 

ようは幹事さんを気持ちよく仕事をさせてあげるということが、店にとって実は最も大切な仕事なんですね。

幹事さん気を使いサポートすることで、幹事さんの仕事の役割が果たせ、会社内、仲間内から評価が上がります。

このような仕事を店側やってあげると店の評価も高まります。

利用シーンによっては多少前後しますが、幹事さんにとって店は何をするべきか、

それを考えればいいということになります。

 

後のフォローも大切

 

また当日、幹事さんはまともに食事は取れないでしょうから、こんなことすると幹事さんは喜びます。

「今日はお疲れ様でした。私達も楽しい時間をすごせました。今度またゆっくり来て今日の分を取り返してくださいね」

と店の食事チケットなどプレゼントしてあげる

幹事さんは「あっ店は私の事、評価してくれてるんだ」って気持ちになると思いますし、

お世話になった店に行きたいと思うはずです。

こんなやり取りすると店もうれしくなるし、幹事さんもきっとうれしくなってくると思います。

今後の店と幹事さんとのつながりが出来、また利用してくれるかもしれませんよね。

これが団体戦における私たちの本当の仕事だと思うんです。

店側としてはこのような戦略を持つことが大切なんですね。

次につなげていくためにね。。。

 

まとめ

 

いかがでしょうか。

今回は団体客において店として誰に一番気を使うべきか、その理由と結論についてお話しました。

飲食店としては数をこなせばこなすほど団体客のやり方は精度は上がってきます。

普段の業務の中では、なかなか気がつかないことだと思います。

しかし相手目線で考えてみるとお客様にとって、幹事さんにとって気を使うべきところはどこなのか？

自分自身に置き換えて考えてみるとどうですか？

結構、大変ですよね。

団体戦はつい作業になりがちですが、お客様にとって大切な行事のひとつなんです。

それを準備する幹事さんはもっと大変なことがわかったことだと思います。

これがわかれば、店として次なる戦略が作れるようになります。

特に幹事さんは大変だというお話をしました。

これを読んで何か感じ取ってくれると嬉しいと思います。